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Telefonare o non telefonare? Questo è il dilemma!

Come gestire i contatti telefonici con i professionisti
di Anna Fata

 

Questo post nasce dallo spunto di Rudy Bandiera che alcuni giorni fa ha scritto su Pulse di Linkedin un post dal titolo: “La telefonata VA annunziata prima”.

Le sue riflessioni sono state molto interessanti e hanno catturato la mia attenzione per diversi motivi:

  1.  Il delicato rapporto che io per prima e con me molti altri professionisti oggi hanno con il telefono
  2.  Il fatto che la questione ha a che fare col rispetto e la buona educazione, che mi stanno molto a cuore
  3.  Ultimo non ultimo, che il tema attiene anche al Personal Branding, argomento da me più volte trattato in precedenza.

Andiamo con ordine e analizziamo i diversi punti.

1. Il rapporto col telefono

Se è vero, come afferma Rudy Bandiera, che le telefonate oggi interrompono sempre qualcosa che siamo facendo, è altrettanto vero che quando siamo impossibilitati o non vogliamo rispondere i telefoni si possono silenziare o anche spegnere. Qualcuno potrebbe obiettare che alcune professioni richiedono una ampia reperibilità, con tanto di urgenze, magari anche h24. Benissimo. Resta il fatto che sta a noi indicare chiaramente ai possibili clienti, ai colleghi, agli amici, quali sono le nostre modalità e come poterci contattare in modo agevole e rispettoso per ambi le parti. E sottolineo, per ambo le parti.
Se mettiamo troppi paletti, il rischio a mio avviso è passare per persone e professionisti troppo rigidi, normativi, intransigenti, maniaci del controllo e, al limite, inarrivabili.
Il rischio è perdere i contatti, specie di coloro che sono, paradossalmente, più sensibili, rispettosi, timorosi di disturbare, ma anche di coloro che a loro volta sono altrettanto rigidi, normativi o semplicemente troppo impegnati.

Sta a noi imparare ad avere un rapporto equilibrato con questo che di fatto è uno strumento, senza farci schiavizzare da esso, senza che esso invada all’eccesso la nostra vita e il nostro lavoro, nel rispetto di noi e del prossimo.

 

2. Rispetto e buona educazione

Questo secondo punto è strettamente correlato al primo.
Se nutro rispetto verso me stesso, la mia vita privata e professionale, ne avrò altrettanto per quella del mio prossimo. Se mi lascio invadere la vita e il lavoro da continue telefonate, salvo poi magari lamentarmene, tenderò a fare altrettanto con il mio prossimo.

 

3. Personal Branding

Se è vero che il Personal Branding ha a che fare con il nostro modo di porci e ancora più su come gli altri ci percepiscono, sta a noi comunicare in modo chiaro le nostre abitudini di contatto, in modo che le persone si sentano a loro agio con noi e possano contattarci agevolmente, secondo i loro modi e tempi, pur rispettando al tempo stesso i nostri.

 

Detto tutto ciò, concretamente, come fare?

A mio modesto avviso non esistono regole valide in assoluto per ogni professionista, per ogni tempo e luogo. Quello che è importante, secondo me, è imparare a essere flessibili, raggiungibili, al tempo stesso chiari, precisi nel nostro modo di porci.

Formulo qualche esempio, senza pretendere di essere esaustiva, ma al semplice scopo illustrativo concreto.

Nella mia professione di coach e psicologa lascio alle persone la possibilità di contattarmi con vari strumenti, via mail, sms, telefono. Alla mail in genere rispondo entro 24 ore, salvo il week end, che potrebbero diventare 48 ore, all’sms entro le 12 ore, alla telefonata se posso rispondo, se non posso richiamo quando mi libero. Gestisco gli appuntamenti in prima persona, il telefono resta in genere acceso circa 12 ore al giorno. Durante le sedute è sempre rigorosamente silenziato.
Non è il metodo migliore in assoluto, ciascuno ha il suo.

Il rapporto con i colleghi psicologi, coach, oppure altri professionisti del web, altra area di cui mi occupo, invece, è gestito in modo differente: in genere ci si accorda per un appuntamento telefonico, per lo più tramite comunicazione scritta, se ci si riesce, altrimenti, agenda alla mano, tramite una veloce telefonata.

A volte le telefonate serve effettuarle.
Altro esempio: se ho una necessità di un appuntamento medico, ad esempio, noto che alcuni studi medici hanno una segretaria che gestisce l’agenda, a cui si può telefonare in orario di ufficio. Altri, invece, se ne occupano in prima persona, pertanto si deve provare: a volte rispondono, a volte no. Alcuni richiamano, altri no e si deve continuare a provare. Ognuno si gestisce a suo modo.
Il fatto, però, in questo caso è che solo i clienti/pazienti più insistenti continuano a provare. Altri, magari, finisce che cambiano medico. L’immagine professionale che ne deriva non è particolarmente accogliente e alla lunga rischia di diventare poco funzionale.

Ogni settore professionale, così come ogni professionista ha le sue modalità.
Quello che a mio avviso è risulta fondamentale è esprimere in modo chiaro come i nostri clienti o colleghi possono contattarci. In che fascia oraria, se risponderemo direttamente, se troveranno una segretaria o una segreteria, se verranno richiamati in caso d’insuccesso, se rispondiamo solo previo appuntamento, se siamo disponibili nel fine settimana.
Piccoli, grandi dettagli che fanno la differenza.
Rendono più semplice, agevole, e meno stressante il lavoro per noi, fanno sentire più a loro agio, accolti, considerati i nostri clienti.

 

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Se vuoi approfondire le tematiche di questo post magari ti può interessare il libro #Mywebidentity – Aspetti psicosociologici dell’identità online” Edizioni Psiconline.

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